最近、経営者さんや個人事業主さんとお話しする際に話題になるのが、2種類のマナーについてです。
１つめは、いわゆるビジネスマナーというもので、もちろん全員がとまでは言わないですけど、ほとんどの方が入社1年目とか、必要に迫られて学んだり、何となく周りの人とのやりとりの中で身につけて来たりしたんじゃないかなっていうレベルのことです。
そして２つめは、自分がお客さんになったときに意識するマナーのこと。
誰でもどこかではお金を払ってモノやサービスを受け取っていますよね。そのときに意識しているマナー（のようなこと）の話しをする機会が何度かありました。
世の中はなんでそんなことを気にしなければならないのかわからない“謎マナー”もありますが（就活の謎マナーで、ノックは3回にすべし、2回はトイレだ！と言っているマナー講師がいるようですが、採用担当者はそんなこと100％気にしたことがないそうです笑）、
ここでの話題は経営者や個人事業主という立場でモノやサービスを提供する経験をしているからこそ、自分がお客さんになったときに、なるべくいい印象を持ってもらえたらと思って気をつけていることについてのお話しです。
「これが正解です！」とか「これを守ってください！」というものではなくて、それよりももっと「リアルな声」をここに書いていこうと思います。
もしあなたが同じように考えておられるのであれば、共感してもらえて嬉しいですし、そうでなくても「こういう考えの人がいるんだな」と知ってもらえるだけでもありがたいです。
メールの不慣れは相手への配慮を忘れがちに
最近の仕事上のやり取りでもSNSのDMを使ったり、LINEを使ったりと、メール以外の選択肢が多くなりました。
しかも、チャットやDMの方には読んだら既読がついたり、“いいねマーク”など簡単なリアクションで意思表示ができたりするので、手軽さを考えると圧倒的に軍配があがります。
坂本とはいえ、メールが廃れているかというと全くそんなことはなくて、私も仕事のやりとりでメールを使うことは毎日です。
メールのメリットとしては件名を見てから「後で見よう」と置いておくこともできるし、検索して過去のメールを見ることも簡単です。
様々なチャット機能があるからこそ、誰がどれをよく使っているのかわからないので、ひとまずはいただいた名刺に書いてあるメールからやりとりをするのが無難だと感じることもあります。
ところが、ここ数年で起業した人の中には「会社員時代に仕事としてメールを使う機会がほとんどなく、起業した今はインスタのDMでのやり取りが主流」という方によく出会います。
坂本ちなみに私が起業した時はインスタよりもブログ、チャットといえばFacebookのメッセンジャーを使うという人がほとんどでした。
そんな「DMが主流」という人たちから送っていただくメールを見てみると、次のようなことが時々あります（もちろん、人によります！）。
- 件名を見ても内容がわからない
- 差出人名がどこにもない
- ラリーが必要な文章
件名を見ても内容がわからない
件名にはなんと、本文の一行目かのように「おはようございます！」と書いている人もいます（本当に意外といる！）。
また「○○について」と書いてあっても、○○がざっくり抽象的過ぎてわからないこともあります。
件名は短い言葉にするにしても、一目見て要件がわかるような一文を入れたいところです。例えば「お打ち合わせについて」よりも、
- 「お打ち合わせの日程変更のお願い」
- 「お打ち合わせのzoomのご案内」
のように内容がわかれば、メールを見る優先順位も変わりますよね。
日程調整はなるべく早く見て対応しなければならないですし、「zoomの案内」であれば、打ち合わせ当日に見ても問題ないかと思います。
（余談ですが「打ち合わせ」とするか、「お打ち合わせ」とするか、どちらでも間違いではないようなのですが、私はいつも「お打ち合わせ」に一瞬困惑してしまいます…）
差出人名がどこにもない
これもチャットに慣れていると（というか、メールを使わないと）意識しないことなのかもしれませんが、私はこれまでに、差出人の名前がどこにも書いてないメールを受信したことが何度もあります。
メールのアカウント設定で名前を入れないと、差出人名のところがメールアドレスを表示したままになるので、受信したときに「見覚えがあるけど、誰だっけ？」とか「○○さんだと思うけど、間違っていたらどうしよう」と思うんですね。
本文に署名を入れておくか、本文中に名前が記載されていたらわかりますが、本当にどこにも名前がなくて、LINEとかインスタのDM…そんな感覚で送っているのかなと感じるものが何通も届いたときには、
坂本この人、他の人とのやり取りは大丈夫なのだろうか
と勝手に心配したこともあります。余計なお世話ですが。
ラリーが必要な文章
これは「LINEやチャットなら問題ないんだけど」というものでもないのですが、特にメールの場合はそれ以外よりもラリーが少ない方がスマートです。
坂本なるべく余計な時間を奪わないように簡潔に進めるのが相手への配慮ですよね。
一問一答のようにせず、言いたいことや聞きたいことなどをできるだけまとめて送る方がスマートです。
ところがそれを意識した時に、結局何がいいたいのかわからない！という文章になってしまうので、慣れていない方は注意が必要です。
結論を先に、全体的に端的に、内容によっては箇条書きにするなどの工夫をしていきましょう。
坂本特にメールは「話し言葉」ではなく、「書き言葉」にすることで、まとまりやすくなりますよ。
お客さんになったときの時間感覚
では次に、自身がお客さんになったときに意識するマナーの中で、時間感覚についての話題です。
これ、本当に経営者や事業主の方との話によくあがるのが、「早ければいいというわけではない」ということです。
学生時代や会社員時代よりも、自身がお店を運営するようになって痛感したというのもあるのですが、13時の予約（約束）だとしたら、13時ぴったりに行くのがベストなんですよね。
2～3分、もしくは5分くらい早い分には問題ないというところもありますが、10分前は「まだ前のお客様がいらっしゃる」というケースがほとんどです。
待合室など待機できる場所があるならともかく、オフィスに伺う際には、ひとまずちょっと早めに行って、入口付近で時間を調整して伺うようにしています。
この社会では暗黙の了解で、「遅れてはいけない」という圧がものすごく強いじゃないですか。
坂本電車が3分遅れるだけで「ご迷惑をおかけしております」とアナウンスが入るくらいです。
そんな社会なので、とにかく遅刻は失礼だ！こちらが早く行って待つ分には一向にかまわない！みたいな風潮ってないですか。
もちろん、遅刻もNGです。ちょっとくらいの遅刻は問題ないと言っているのではありません。
自分の予約（約束）時間が13時から14時だとしたら、ちょっと極端な言い方ですが、12時59分までは前の人の時間なんですよね。
もし遅刻しても約束は14時までで、15分遅刻したからって14時15分に延びるわけではありません。
もしこちらが遅れたのに先方が終了時間を延長してくださったら、それは先方のご厚意であり、当たり前のことではありません。
ところが先述したとおり、「遅れるよりはいいだろう」と言わんばかりに、やたらと早く来られる人もいます。
そうするとこちらが予定通りに動いていても、結局は「お待たせしてすみません」って言わざるを得ない空気になるので、なんだか変な感じです。
そんな経験をしていると、自分が伺う側（お客さんの立場）になるときに、遅刻しないのは当たり前で、早く着いたら約束の時間までを適当に過ごしてでも、なるべくちょうどになるよう調整しようと思い、行動しています。
坂本場所にもよりますが、早くてもやっぱり5分前でしょうか。
時は金なりっていいますよね。
相手の時間も大切にできる心配りは忘れないようにしたいものです。
まとめ
さて、今回のブログでは、メールのマナーと時間感覚について書きましたが、まだまだ書きたいことが山のようにあります！
大人になるとなかなか教えてもらえない部分ですが、意識できると関わる方々から好かれるコツでもあります。
どんなことに気をつけたらいいのか、特に個人で事業をされている方（先輩や上司がいない方）は、ぜひ知ってもらいたいなと思います。
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