日程調整の仕方を間違えると、ビジネスマナーに反したり、相手の心証を悪くすることがあります。状況に応じた適切なやり方や、万が一キャンセルする場合のスマートな連絡方法を具体的な例を用いて紹介します。このやり取りがスムーズかどうかで、仕事もプライベートも印象が大きく変わるので、ぜひ最後まで読んでいただければ嬉しいです。
日程調整の基本ルール
日程調整は、仕事やプライベートを問わず、対人関係において重要なスキルです。特にビジネスシーンでは、相手への配慮や適切なマナーが求められます。以下に、日程調整の基本ルールをいくつか紹介します。
事前に候補日を複数提示する
まず、日程調整をする際には、事前に複数の候補日を提示することが大切です。これにより、相手が自分のスケジュールに合わせて最適な日程を選びやすくなります。例えば、以下のように候補日を提示します。
「お忙しいところ恐縮ですが、来週の火曜日、水曜日、または木曜日のいずれかでお会いできると嬉しいです。ご都合の良い日を教えていただけますでしょうか？」
特に「会いたいです、お時間いただけますか」と声をかけた側が先に日程を提案しましょう。こちらから声をかけておきながら「いつ空いてますか」というのは失礼です。まずは誘う側がいくつか提案します。
相手の時間を尊重する
日程調整の際には、当然ですが相手の時間を尊重する姿勢が重要です。また、相手の仕事やライフスタイルに合わせて、適切な時間帯を選ぶことも大切です。
「お忙しいところ恐縮ですが、平日の午前中や午後2時以降でお時間をいただけますでしょうか？もし難しい場合は、ご都合の良い時間帯を教えていただけると助かります。」
キャンセルする場合のスマートな連絡方法
万が一、予定をキャンセルしなければならない場合もあります。その際には、相手に対する配慮を忘れず、スマートな連絡を心掛けましょう。
早めに連絡する
キャンセルの連絡は、できるだけ早めに行うことが大切です。相手が他の予定を調整できるようにするためです。
電話ではなく、メールなどでやりとりを行っている場合（通知が相手の生活を妨げない状況）なら、時間帯を気にすることよりもなるべく早く伝えることが大切です。
「急なご連絡で申し訳ございませんが、明日の予定をキャンセルさせていただきたく思います。別の日程でお会いすることは可能でしょうか？」
ちなみに私は、リラクゼーションサロンも経営しており、そこで朝10時に予約されたお客様からドタキャンされたことがありました。何度も来られていたお客様だったのでドタキャンだとはその時思えず、途中で倒れたとか、何か起きてしまったのかとずっと不安と心配する気持ちを一日中抱えてました。結局、理由不明（急に用事ができて…と）のドタキャンであることが後日判明したのですが、いまどきその日のうちに連絡できないというのは考えにくいので、キャンセルの場合は、とにかく連絡は入れましょう。
理由を簡潔に伝える
キャンセルの理由を簡潔に伝えることで、相手に対する誠意を示すことができます。ただし、プライバシーに関わる詳細な理由は必要ありません。
「急な体調不良のため、明日の予定をキャンセルさせていただきたく思います。申し訳ございませんが、別の日程を調整させていただけますでしょうか？」
ここでのポイントは繰り返しになりますが、プライベートに関わる詳細な理由はいらないということです。あなたのプライベートをさらけ出す必要はないですよという意味もありますし、正直なところ、プライベートに関わるキャンセル理由を細かく伝えられても困るというのがあります。
「子供が昨日学校から帰ってきたときからちょっと熱っぽくて、念のため早めに寝かせて様子を見て、熱も下がっていたから大丈夫だと思っていたんです。ところが朝起きてからまた熱が出てしまって、夫も仕事を休めず、親は遠方で預けることができないので…」このような長い理由はいりません(笑)。簡潔にお願いします！
代替案を提示する
キャンセルの際には、代替の日程を提示することで、相手に対する配慮を示すことができます。
これも、キャンセルした側が先方に「次はいつが空いてますか」と聞くのはNGです。まずはキャンセルした側が自分の希望日程を伝えましょう。
「大変申し訳ございませんが、来週の火曜日か木曜日で改めてお時間をいただけますでしょうか？」
自分がお客さんの立場になったとき
日程調整は、自分がお客さんの立場になったときも同様に重要です。いくらお客さんであっても、ドタキャンが多いとお店やサービス提供者にとって良い印象を持たれません。相手の時間を尊重し、適切なマナーを守ることが大切です。
特にキャンセルをした場合は、キャンセルしたタイミングまたはそのすぐ後に次回の予約を入れることで、相手に対する配慮を示し、関係を良好に保つことができます。
「仕事が入ったのでキャンセルします」と連絡する人がいますが、こちらはなるべく言い換えるように心がけましょう。もちろん、本当にどうしても代わりに出勤しなければならない人や、そのような可能性のあるお仕事があるのも事実です。ただ、その予約を入れていたということは、そもそも仕事はなかったはずで、一度約束したものは守る人（仕事を振られても、もともとの休みを死守する人）もいるのも事実です。またキャンセルを受けた側も「こっちも仕事です」と内心思っています。時には仕事を優先せざるを得ない状況もあるかもしれませんが、あまり繰り返さないように心がけたいものですね。
日程調整のスムーズさで印象が変わる
友達と「今度ご飯に行こう！」とLINEなどでやり取りをしたら、そのままサクサク決まる人と、「そうだね！落ち着いたら行こうね！」と曖昧な返事で終わる人がいると思います。後者の場合は永遠にその日が訪れることがないのではないでしょうか。
日程調整がスムーズかどうかで、印象が大きく変わってきます。適切な日程調整ができることで、相手との信頼関係が築け、円滑なコミュニケーションが可能になります。
例えば、ビジネスミーティングの際に日程調整がスムーズに行われることで、プロジェクトの進行が円滑に進むだけでなく、相手に対する印象も良くなります。逆に、日程調整がうまくいかないと、相手に不快な思いをさせてしまい、信頼関係が損なわれる可能性もあります。
日程調整の基本ルールやキャンセル時の配慮を守ることで、相手に対する敬意を示し、良好な関係を築くことができます。これにより、ビジネスの成功に繋がるだけでなく、プライベートでも円滑な人間関係を保つことができます。
まとめ
日程調整は、仕事やプライベートを問わず、重要なスキルです。相手への配慮や適切なマナーを守ることで、信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションが可能になります。日程調整の基本ルールやキャンセル時のスマートな連絡方法を理解し、実践することで、仕事やプライベートのやり取りがスムーズに進むでしょう。
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