テキストコミュニケーションが苦手な人の特徴3つと克服するためのコツ

今やメールやチャット、LINEなどのテキストでやり取りをするのが当たり前になっているというのに、どうもスムーズに進まないケースがあります。

たまたま忙しいとかではなくて、「○○さんとのやり取りはいつもスムーズにいかない」といった感じで、一部の特定の人にはまるで読解力がないかのような印象を受けてしまうのです。あなたはこのように感じた経験はありませんか。

この記事ではテキストコミュニケーションが苦手な人の特徴3つと克服するためのコツをお伝えします。

是非参考にしてみてください。

質問に1回で答えられない

1回のメールで2つ以上の質問をすることもありますよね。それも分かりやすく箇条書きにしている質問であるにもかかわらず、２つめの質問だけに返信するケースを見かけることが何度かあります。

質問文が長くてわかりにくいのは論外ですが、答えがYESかNOの二択であるのにもかかわらず、質問すべてに答えず、最後の１つだけに返答するのは、文章を読んでいないと思われます。

質問者は再度メールを送らなければいけませんし、同じ文言では読んでもらえない（もしくは理解されない、回答してもらえない）のではないかと無意識に推測して、言葉を若干変える工夫をするのではないでしょうか。もう二度手間ですよね。

特に仕事でこのようなことが起きると、

• 仕事が遅い
• こちらの意図をくめない

という印象を持たれてしまうので、よほどの理由がない限り、「他の人にお願いしようかな」と思われても仕方ありません。

私もスケジュールと場所の確認をした際に、場所しか回答してもらえなかったので、再度スケジュールについて確認のメールを送ったことがあります。しかも、このように一度でやり取りが済まない人に限って返信が遅いのも気になります。

もし今すぐは回答ができない場合は、「スケジュールについては、明日の午前中にご連絡させていただきます」と一言あるだけで、随分と印象が異なりますよね。

言わない（書かない）ということは、何もないのと同じです。

「つい、うっかり」も、伝わらないのです。

黙っているだけで、それが回答だと思われかねないので、誤解を与えないように注意していきましょう。

言葉を端折っているのでわかりにくい

こちらは読解力というより、頭に浮かんだことをそのままテキストにしているので、読み手を迷わせてしまうパターンです。

スケジュールを聞いたときに、このような答えが返ってきたことはありませんか。

この場合、月曜日は終日OKなのか、月曜日の午後と木曜日の午後がOKなのか、ちょっと曖昧ですよね。

私はスケジュールの確認に関しては、特に丁寧に伝えるように気をつけているので、口語（しゃべり言葉）ではなく、箇条書きで伝えています。

曜日だけではなく「１５日（月）」というふうに、日にちと曜日を必ずセットにするように心がけています。

時々相手が、日にちと曜日をズレて認識していることもなくはないので、スケジュール確認や予約受付のご連絡は、このように表記しています。

やり取りする相手にもよるのですが、特にまだ付き合いが浅い相手の場合は、「午後」を明確にした方が、より丁寧ですね。

何度もやり取りしている間柄だと、「午後」はだいたいいつ頃のことを指すのかわかってきたりするのですが、特に初対面の方の場合は、午後とは何時から何時までを指すのかを書いておくと、相手が迷わずに決めることができます。

18時頃までＯＫな方もいらっしゃれば、お子さんが学校から帰るまでの時間帯として16時には終えたいという方もいらっしゃいます。なので、上に書いたスケジュールは、例えばこのような感じで書いてみるとわかりやすいですよね。

オンラインが普及したことで、朝早い時間も夜遅い時間でも、他者とつながって有意義に活動できるようになりました。

私もオンラインは一番早くて朝９時スタートにしていますし、21時から23時までの時間をオンラインでつながって、勉強会に参加したこともあります。

このような経験から、オンラインでのアポイントであれば、「午前」とするよりも明確に時間を提示しておくとよいかと思います。

夜間も同じですね。「夜も大丈夫です！」ではなくて、「19時から22時の間も可能です」という感じで、具体的に伝えましょう。

メールの文章がよくても返信が遅いのはNG

メールやLINE、チャットなどのやり取りがスムーズでないというのは、上述したように質問に答えられていないとか、文章がわかりにくいというもののほかに、「返信が遅い」というのもしばしば話題になります。

私も仕事のやりとりをしていて思うのは、やはりレスポンスが速い方が安心できるし、信頼できるというのが本音です。

今すぐ回答できないことであれば、「○○日頃に正式に回答します」というお返事がすぐに返ってくると、モヤモヤせずに待つことができます。

時々、「メールってあまり見なくって…」という方がおられますが、メールをほとんど見ることがないから着信に気づくのも遅くなる、ということがきちんと自覚できていれば、「LINEでお願いできますか」などのように提案してみるのも手です。もちろん、状況によりますが。

お店や企業に問い合わせをして、「私、メールをめったに見ないので、インスタのDMに送っていただけますか」といってもおそらく通用しないのは想像できるかと思います。大勢いる中のたった一人のために、別のツールを使うということはしてくれません。

そもそもの話しをすると、メールを開く・開かないの問題ではなく、設定の問題だと思うんですね。メールが届いたらスマホに通知が来るようにすれば、いいだけの話しです。

もちろん、テキストのやり取りをするツールはメールだけではありませんし、メール以外のアプリを使う方が効率いいこともたくさんありますので、何を使うかはその時々によりますが、自分が起業家・経営者として人とやりとりする際に、「それ、見ていませんでした」というのは信頼を失います。

昔はメールしか使えるものがなかったのに対して、今はテキストでやり取りするツールが非常に多くなったからこそ、気をつけていきたいですね。

メールで相手にわかりやすく伝えるために

では、何に気をつければ、相手とスムーズなやり取りができるのでしょうか。それは、日頃から文字になれておくことです。

今、ネット上では画像や映像で見せることが主流になっている中、文字だけで理解する力…つまり、読解力は落ちていると言われています。

それ以外では、例えば興味のある人のメールマガジンに登録するのもオススメです。

メールマガジンはある程度の文章量がつまっていますので、長文を読むだけでなく、書く人にとっては勉強にもなります。

ただ書きたいことを書き並べているのではなく、読み手の心の動きを想定して書かれているからです。

何かを学んだり、感じたりしたら、その都度書き記していくこともオススメです。

学んだことをアウトプットして初めて「理解した」というところまで落とし込めるからなんですね。

SNSのほとんどは短文で成立しますが、このようにブログを少しずつでも100％の仕上がりでなかったとしても書いて出していくことは本当に鍛えられますよ。

まとめ

テキストコミュニケーションが苦手な人の特徴

• 質問に1回で答えられない
• 言葉を端折っているのでわかりにくい
• 返信が遅い

テキストコミュニケーション上達のコツ

• 読書で読解力を身につける
• メールマガジンなどを登録し、読み手の心の動きを想定して書かれている文章に触れる
• 学びや感じたことがあったらその都度書き記してアウトプットする

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ビースマートでは、ブログ添削も行っています。文字を書くということに慣れていきませんか。